I like to say "Ich habe leider keine Kapazität frei im Moment" or similar.

Ich finde nicht, daß 'ich bin (zur Zeit) ausgelastet' negativ klingt, alternativ auch zu Teris gutem Vorschlag könnte man auch sagen:

Mein (Auftrags)Buch ist momentan (rand)voll / quillt über
etwas lockerer:
Bedaure, im Augenblick stecke ich bis zum Hals / Kinn / über beide Ohren in Aufträgen

In dem Kontext "Es tut mir Leid, aber ich Moment bin ich wirklich vollkommen ausgelastet" ist es ganz und gar in Ordnung.

cm2dd:

no no no,
wenn die anfrage vom chef kommt, musst du UNBEDINGT hinzufügen, dass du das gerne übernehmen würdest, dass er dir aber einen teil deiner anderen aufgaben wegnehmen muss oder festlegen, was du statt dessen aufschieben darfst!!!

Thanks; I think I'll have to write down a selection of phrases to liven up my e-mails!

Viel positiver klingt es, wenn Du statt "Ich bin ausgelastet.", "Ich kann mich in ... Tagen(Wochen) drum kümmern." sagst.

Well, I always say when I could do the work instead, but I sometimes need to emphasize that I can't do it because I'm too busy with other work, not because I am on holiday or something.

To me, "ich bin ausgelastet" does have a slightly negative undertone, like saying "Thank you, I already have enough work to do, so please do not give me any more of it!"

I'd suggest writing:

"Leider kann ich zur Zeit keine weiteren Aufträge annehmen."

Teri's "Leider habe ich im Moment keine Kapazitäten mehr frei" would also work but sounds slightly stilted.

• Leider kann ich mich momentan nicht darum kümmern.
• --,,-- kann ich diese Aufgabe derzeit nicht übernehmen.
• --,,-- bin ich im Moment ausgebucht.
• Dafür werde ich derzeit wohl kaum/wahrscheinlich keine Zeit finden.