1) Do I have to register somewhere? I mean is there some list of "Freiberufler" somewhere that my name has to be on before I can start taking on work? Or can I just start looking for customers as soon as I have a Steuernummer?
There's no list; you can start when you want.

2) I will probably try to get work mostly via agencies rather than directly from companies/private customers. Is there anything I should be aware of here?
They pay less :-)

3) Is there anywhere that I could get templates for invoices, just to give me an idea of how to set it out/what should appear on it. I've never sent out a bill before...
http://www.bdue.de/appends/mdue/Musterrechnun... contains the information required, though you could write it differently of course. More info: http://www.bdue.de/pdf/Rechnungsausstellung20...

Thanks CM2DD, that's really helpful.
I see there's a space for "MWSt"Do I have to charge tax then?

Also, you say agencies pay less. What would be a realistic price to suggest when applying to agencies then?

Well, you can opt not to charge tax if you expect to earn less than about 17,500 in your first year (look up "Kleinunternehmerregelung"). It might be worth getting a tax advisor to help you fill in the "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" (or whatever it's called), as it is rather confusing.

Btw, you can start working while you're still waiting for your tax number (it took the Finanzamt about 4 weeks to send me mine); you only need the tax number to send invoices.

Hallo Helen,

das kannst Du dir aussuchen - "optieren" nennt sich das (wenn Du zur MwSt. optierst, bist Du 5 Jahre daran gebunden).
Pro MwSt.: Du wirkst evtl. professioneller, Du kannst die MwSt., die Du auf Anschaffungen bezahlst, steuerlich geltend machen
Kontra MwSt.: Aufwand, bei Privatkunden wärest Du ohne billiger. Agentur- und Firmenkunden ist das egal.

Stichwort "Kleinunternehmerregelung", dazu findest Du sicherlich Literatur :-)

Viel Glück,

Thank you for all the answers.
Kleinunternehmerregelung - off to google that :-)

I have a question too :-)

Do I need anything to get a Steuernummer? I suppose it would be a good idea to take some form of ID (and maybe prrof of address?) to the Finanzamt with me, but other than that?

proof of address

als Deutsche reicht ja Dein Personalausweis

als Britin wirst Du diskriminiert ;) Brauchst Du sicher deinen Reisepass und eine Meldebestätigung .. aber wenn Du dem Finanzamt versicherst brav Steuern zu bezahlen sind sie sicherlich kooperativ ;)

Ich weiß nicht, wie das bei Übersetzern ist - aber mein Mann ist selbstständiger Gärtner.
Und der musste zum Rathaus und sein Gewerbe anmelden. Davon habe ich hier noch nichts gelesen.

Aufgrund der Anmeldung werden dann auch Finanzamt, Berufsgenossenschaft, IHK usw. informiert und dann geht alles ganz automatisch.

Wer so wenig Ahnung von Steuern hat ("Do I have to charge tax then?"), sollte sich unbedingt mal ein Beratungsgespräch bei einem Steuerberater gönnen. Das kann im Zweifelsfall sehr viel preiswerter sein als irgendwelche Strafen oder Nachzahlungen.

Jeder Unternehmer hat eine Buchhaltungspflicht (je nach Größe/Rechtsform entweder Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung). Wer sich das nicht allein zutraut... siehe oben.

Je nach Bundesland gibt es auch Akademien (z. B. Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein), die Existenzgründungsseminare anbieten, bei denen man innerhalb einer Woche die Grundlagen beigebracht bekommt (Steuern, Buchhaltung, Marketing, Hilfe beim Ausfüllen von Fragebögen etc).
Sofern man sich aus einer Arbeitslosigkeit heraus selbstständig macht, bezahlt manchmal auch das Arbeitsamt dieses Seminar.

Bitte nicht vergessen, dass jeder in Deutschland krankenversichert sein muss (und auch automatisch pflegeversichert, das zieht die Krankenkasse gleich mit ein). Als Übersetzer sollte man, glaube ich, auch eine Berufshaftpflichtversicherung haben, um bei eventuellen Schäden nicht persönlich haften zu müssen.

Viel Glück.

Thanks la.katho

@ kedi31 - I was at the IHK the other day and they told me to work "freiberuflich" as a translator you don't need a Gewerbe, which is why they wouldn't give me any advice.

bevalish .. ich wuerde vorschlagen .. das finazamt zu besuchen .. entgegen ihrem image sind sie eigentlich recht freundlich .. und wenn du denen noch erzaehlst .. dass du nur sicher gehen willst .. dass du das finanzamt nicht aus unwissenheit vergraulst .. sidn sie sicher sehr sehr nett :)

wenn du einkommen / Umsatz bis zu 30.000Euro im Jahr hast .. ist das sowas wie kuenstlerische arbeit .. einfache buchhaltung (eingang / ausgang) sollte dann reichen

ganz wichtig aber eben .. versicherungen beachten .. kosten ja auch nicht wenig im monat :)

Thanks la.ktho

I'm going to the Finanzamt on Friday. Busy today and tomorrow is a Feiertag :-)

@kedi
Übersetzer sind Freiberufler und keine Gewerbetreibenden.

@bev
In theory, you don't have to go to the Finanzamt at all; you can download the form ("Fragebogen zur steuerlichen Erfassung") from the Internet and send it by post.

Helen (and bevalisch)

Just to confirm that being a translator is one of the 'freie Berufe' exempted from the Gewerbepflicht.

When I registered at the tax office they didn't want anything apart from my passport and Anmeldebestätigung. I filled out the form and that information was accepted. In your first year your earnings aren't likely to be too high (let's be honest, especially since you only have 7 months left of 2009), and the Finanzamt senses there won't be much money to be had, in other words, they tend not to be too interested.

I would certainly recommend not opting into Mehrwertsteuer for the first year at least, unless you have large, regular outgoings (do you rent an office?). You have to pay the Mehrwertsteuer you claim from your customers each month to the Finanzamt. That would be a real annoyance for you when you're only just starting up in business anyway. Do remember to write an exemption clause on your invoices along the lines of "Der Betrag enthält keine MWSt., da ich nach §19/1 Ust.-Gesetz nicht MWSt.-pflichtig bin."

But after your first year you seriously need to keep an eye on your earnings and register for MWSt if you think there's a danger you will creep over 17,500. If you accidentally go over this limit and have not claimed VAT from your clients, there's a danger the Finanzamt will try and claim it back from you anyway. That could leave you thousands out of pocket.

Kedi's suggestion that you go to an Existenzgründerseminar and a tax adviser is probably all very sensible, but I never did it and got through anyway. I suppose it depends how many people you know who can give you advice unofficially.

Remember than any expenses connected with setting up your business are tax deductible, but you'll need to start collecting receipts now - furniture for your office, Fachbücher, a computer, that Existenzgründerseminar, printer cartridges.

If you have a recognised translation qualification - a university degree of the DipTrans - you can join the BDÜ and join their lists of approved translators. A friend who is a member claims that she gets at least one good client a year from this source, and that alone is enough to make her membership worthwhile. The BDÜ can also give you a discount on indemnity insurance.

I wouldn't recommend trying to find work from online portals such as proz.com, because the rates tend to be miserable and the cost of living in Germany is too high to make them an option. Just about all my clients come from Germany or Austria.

If you want to specialise in literary translation or anything that is published, you're entitled to join the Künstlersozialkasse, the advantage being that the Kasse pays the 'employer's' half of your contributions.

Best of luck!

The invoice template CM2DD linked to is from the following book:

http://www.amazon.de/Gr%C3%BCnes-Licht-Existe...

It probably can't hurt to take a look in there.

I'd suggest that you do not opt for the Kleinunternehmerregelung, by the way. The only "advantage" it offers you - not having to charge Umsatzsteuer (also called Mehrwertsteuer) - is actually a disadvantage in my opinion. If you don't charge it, you're saved some paperwork. If you do charge it, you can offset any Umsatzsteuer you *pay* for your business.

Let's say you buy a new computer and pay EUR 150 Umsatzsteuer on it. In the same tax period you write several invoices and charge a total of EUR 120 Umsatzsteuer.

EUR 150 - EUR 120 = EUR 30. Which you get back from the Finanzamt.

Hopefully, of course, the Umsatzsteuer you charge will soon exceed the Umsatzsteuer you pay because you have so much work. But even then it's nice to be able to offset the Umsatzsteuer you pay.

And should you ever earn more than the 17.500 or whatever it is, you don't have to go through the process of revoking Kleinunternehmerreglung, which could even involve paying back tax, if I'm not mistaken.

If you do opt to pay Umsatzsteuer right from the start, make sure to get both a "Dauerfristverlängerung" and "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten". The first means that you have more time to report your Umsatzsteuer and thus to pay it. If you have to do it monthly, you'll have until the 10th of July to report your Umsatzsteuer for May. Without a "Dauerfristverlängerung" you only have until the 10th of June. The "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten" is also quite handy. If you don't have it, you have to pay the Umsatzsteuer you charge on your invoices to the Finanzamt as soon as you have sent the invoice. If you do have it, you don't have to pay the Umsatzsteuer to the Finanzamt until your customer has actually paid you the money.

As others have said, however, you should really talk to a Steuerberater. There's so many things you can deduct, like phone bills, rent, electricity, insurances ...

Good luck!

Vorschlag am Rande:
Ich glaube es wäre hilfreich, wenn jeder der eigene Erfahrungen postet dazusagt, in welchem Land er arbeitet und welche Staatsbürgerschaft er besitzt.
Diese Woche haben wir offenbar besonders viele "Wie werde ich Übersetzer"-Anfragen von ganz verschiedenen Leuten, da entsteht sonst Verwirrung!

...über die Frage USt ja oder nein gab es schon lange Threads...

IMHO gibt es zwei Entscheidungskriterien:
- Du hast wenig an potentiellen Kosten abuzusetzen --> keine USt
- Du hast einiges abzusetzen (Computer im Betriebsvermögen, regelmäßige Autofahrten zum Kunden, Anschaffungen, die im Freiberuf "untergebracht" werden können --> pro USt

- Du arbeitest überwiegend für Privatkunden --> keine USt, da das Deine Leistung um 19% verteuert
- Du arbeitest überwiegend für Unternehmen --> pro USt, da das für die Unternehmen nur ein Durchlaufposten ist


Die USt Erklärung kostet mit einer einfachsten Software bei 10 oder 15 Belegen nicht einmal eine halbe Stunde pro Monat (mit Dauerfristverlängerung 40 Tage Frist) und geht elektronisch ohne Papier ans Finanzamt. Da man als Freiberufler bis hin zu äußerst soliden Umsätzen normalerweise nicht bilanziert, sondern auf Cash Flow Basis arbeitet, muss man die USt auch nicht abführen, wenn man sie berechnet, sondern erst, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Außerdem hilft es, die Belege und Rechnungen diszipliniert zu sammeln, denn die erste Betriebsprüfung kommt bestimmt...

Grr, tigger, ich war noch am Editen ...

If you do opt to pay Umsatzsteuer right from the start, make sure to get both a "Dauerfristverlängerung" and "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten". The first means that you have more time to report your Umsatzsteuer and thus to pay it. The Finanzamt will tell you if you have to report your Umsatzsteuer monthly or quarterly. (Usually quarterly in the beginning, monthly once you've exceeded a certain income threshold). If you have a "Dauerfristverlängerung" and you have to do it monthly, you'll have until the 10th of July to report your Umsatzsteuer for May. Without a "Dauerfristverlängerung" you only have until the 10th of June. The "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten" is also quite handy. If you don't have it, you have to pay the Umsatzsteuer you charge on your invoices to the Finanzamt as soon as you have sent the invoice. If you do have it, you don't have to pay the Umsatzsteuer to the Finanzamt until your customer has actually paid you the money.

Just to qualify what yackydar said:

I decided not to take advantage of the Kleinunternehmerregelung (so I do charge VAT). It is true that you have to fill in a mini-form each month and transfer money to the Finanzamt (or get some back, as the case may be), but it really isn't very difficult once you've figured it out the first time. (Be sure to tick the box for "Istversteuerung" on your "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung", which means that you don't pay tax to the Finanzamt until your client has actually paid you.)

In my case, it turned out to be the right decision. I do my freelance work on top of a full-time job, so I was pretty sure I wouldn't reach 17,500 when I registered at the end of last year, but now I'm already almost there and it's only June. So your initial estimate may well be wrong, which could get you into the mess yackydar describes.

Edit:
F5 Oops, people have already said the same thing. Just to avoid any confusion, Jalapeño's "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten" is the same as my "Istversteuerung".

I'm hoping the Arbeitsagentur will send me to an Existenzgründung seminar :-)

Erwarte nicht zu viel vom Existenzgründerseminar. Ich habe in meinem keine neuen nützlichen und einige falsche Informationen erhalten, die zum Glück von anderen Teilnehmern direkt korrigiert werden konnten. Die einzigen Informationen, die sich bewahrheitet haben:
Es kann lange dauern, bis man endlich Geld verdient. (Geduld!)
Nur, weil man gut ist, bekommt man noch keine Aufträge. (Werbung!)

bevalisch, I know it all sounds daunting, but it really isn't all that complicated once you get your head round it. I really recommend that you make an appointment with a Steuerberater, who will sit down with you and talk you through the whole process. It doesn't cost all that much and is definitely money well spent.

Getting some work is the easy part. At least I'm pretty sure 2 agencies I've worked at will give me stuff :-)

My boyfriend does a bit of work as a Nebenbeschäftigung so he can help me with some of the taxes stuff. :-)

bevalisch, wenn Du Deine Arbeit über eine Agentur verrichtest, werden die in aller Regel eine Rechnung mit USt vorziehen. Wie oben gesagt, es ist wirklich no big deal.

Jalapeno, seit der letzten USt Reform (zur Vereinfachung, ha, ha) müssen Existenzgründer in den ersten zwei Jahren immer eine monatliche Umsatzsteuererklärung abgeben.

oh, Entschuldigung, es war gar nicht als Vereinfachung gedacht sondern Teil des Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzespaketes (now anybody, put that into English ;-)

ein wirklich nützlicher Link:

http://www.akademie.de/existenzgruendung/exis...

Erm, legislative package to combat tax evasion?

That will be €100 plus VAT, please. ;-)

Wenn es für ein Wort 100 Euro gibt, will ich auch Übersetzer werden! Englisch kann ja schließlich jeder, hatten wir in der Schule.


***duckundwech***

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Here you go :-) Thanks a lot!